湖北工业大学文件
湖工大财〔2017〕9号
关于印发
《湖北工业大学会议经费管理办法（修订）》的通知
校属各单位、机关各部门：
《湖北工业大学会议经费管理办法（修订）》已经校长办公会审议通过，现予以印发，请遵照执行！
特此通知。
湖 北 工 业大 学
2017年7月19日
湖北工业大学会议经费管理办法（修订）
为进一步规范学校各类会议工作，加强会议费管理，提高经费使用效益，统一规范报销标准与程序，根据《湖北省省级党政机关会议费管理办法》（鄂财行发〔2016〕52号）、财政部《在华举办国际会议管理办法》（财行〔2015〕 371号）等文件规定，结合学校实际，修订本办法。
第一章 国内会议经费管理
第一条 本办法所称国内会议，是指由校内各单位（部门）主办（承办）的各类国内会议。
第二条 会议经费的申请和报销，主办单位应按《湖北工业大学会议管理规定》（湖工大党字〔2012〕16号）要求，填写《湖北工业大学会议审批表》（见附件1），列明会议的名称、主要内容、会议起止时间、地点、参会人员范围及人数、会议经费预算来源等，履行会前审批手续。
第三条 严格执行会前预算管理要求，严格控制会议经费额度，并纳入单位年度预算,有会议预算批复的方可报销。若临时召开没有纳入预算的会议，主办单位需明确经费出处，并报学校批准后方可使用经费。
第四条 为节约开支，会议原则上应在校内召开。无外地代表且会议规模能够在校内会议室安排的会议，原则上在校内召开，不安排住宿。确有需要在外召开的会议，经学校批准，会议场所需实施政府采购确定。在高档宾馆、饭店及风景名胜区召开的会议，学校不予报销。
第五条 除学校党代会、教（职）代会或经学校批准的重要会议外，各类会议会期原则上不得超过两天，会议报到和离开时间合计不得超过1天，并严格控制与会代表人数（学术交流报告会按实际到会人数核算）。会议工作人员控制在会议代表人数的10%以内。
第六条 会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、医药费等。会议费开支实行综合定额控制，综合定额标准为每人每天450元，其中住宿费300元，伙食费110元，其他费用40元。各项费用之间本着节约原则合理调剂使用，在综合定额控制标准以内结算报销。不安排住宿的会议，综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行，住宿费不能调剂使用；不安排就餐的会议，综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行，伙食费不能调剂使用。
其中交通费是指用于会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。
会议代表参加会议发生的城市间交通费，按照差旅费管理办法的规定回单位报销。
第七条 确因工作需要委托其他单位代办会议的，履行相应审批及遴选程序后，会议费在规定标准内报销。
第八条 对于使用多种渠道资金举办的会议，按照成本补偿的原则，主办（承办）单位可以适当向参会人员收取会务费，收取的标准不得超过综合定额标准。
第九条 会议费中不得开支咨询费、讲课费和会务工作人员劳务费；不得报销因工作需要，邀请专家、学者和有关人员参加会议所发生的城市间交通费。
对邀请专家、学者和有关人员参加会议所发生的城市间交通费，另行在差旅费中报销。
第十条 会议举办单位应在会议结束后及时办理报销手续。会议经费原则上应集中一次性结算。报销会议费应提供《湖北工业大学会议审批表》（附件1）、会议通知、实际参会人员签到表、会议费原始票据及明细附表。委托办会的必须提供相关协议。对于未经批准、超范围、超标准开支的会议费用由与会人员自行承担。
第十一条 会议费的支付应当严格按照国库集中支付制度、资金结算支付管理制度和公务卡管理制度的有关规定执行，超过现金支付限额的以银行转账或公务卡方式结算。
第十二条 对于学会、协会根据章程、协议召开的会员大会、换届会议、理事会等，参照本办法执行。
第二章国际会议经费管理
第十三条 本办法所称国际会议，是指由校内各单位（部门）主办（承办）的，与会者来自3个或3个以上国家或地区（不含港、澳、台地区）的年会、例会、研讨会、论坛等会议（以下简称国际会议）。
第十四条 各单位（部门）举办国际会议，必须办理报批手续(校内手续按附件1执行)。学校同意举办的国际会议，由国际交流与合作处按相关规定审批。未经批准的国际会议,财务处不得报销经费。
第十五条 国际会议经费要强化预算管理，厉行节约,主办（承办）单位（部门）要本着“勤俭办外事”的原则，严格控制会议规格和规模，认真按照各项费用开支标准和国际惯例对等接待外方参会人员原则，在合理划分各自应当负担经费的基础上，科学、规范、合理编制和申报经费预算（附件2），力求会风简朴，务实高效。
第十六条 会议经费预算中，有外方提供部分经费的，其开支范围与标准可按外方提供的书面规定编列预算；如无规定，则按本办法的开支范围与标准编制。凡是中方全额承担国际会议开支的，应按本办法规定的开支范围与标准编列预算。除特殊情况报经批准外，国际会议会期原则上不得超过3天，会议报到和离开时间，合计不得超过2天。国际会议工作人员人数控制在会议正式代表人数的10%以内，驻会工作人员不得超过会议工作人员的50%。
第十七条 国际会议按照会议正式代表的级别，在经费管理上分类如下:A类国际会议，是指以校级领导或知名学者（教授）作为会议正式代表出席的国际会议；除上述规定外，其他人员作为会议正式代表出席的国际会议均为B类国际会议。
第十八条 各单位（部门）举办国际会议取得的会议注册费收入（由会议举办单位向参会代表收取的用于会议支出的费用）、相关组织专项资助、财政拨款、赞助收入、其他收入（召开国际会议时举办展览、展示、广告、旅游中介所获收入）等各项收入，必须统一上缴学校财务处，并纳入会议预算统一管理（预算应列明所有可能的会议经费收入），单独核算。举办国际会议得到的赞助物资及会议期间购买的办公用品、消耗材料等应严格管理。财产物资的取得、保管、领用要有严格的报批程序，指派专人负责。
第十九条 国际会议的支出范围包括:场地租金、同声传译设备和办公设备租金、宴请费用、交通费用、工作人员食宿费用、志愿人员费用、翻译费用、其他会务费用以及举办会议申报时经学校批准的相关支出。国际会议如有注册费收入，开支中可承担会议外方组织者及其秘书处人员会议期间的食宿费用。
第二十条 国际会议的支出项目和标准如下：
（一）场地租金。按会议正式代表人均定额标准为：A类国际会议每天200元，B类国际会议每天 150元。
（二）同声传译设备和办公设备租金。会议正式代表人均定额标准为每天100元。
（三）会议期间可安排一次宴请。会议正式代表人均定额标准(含酒水及服务费用)为180元。
（四）交通费。会议期间租用车辆安排会议代表往返驻地与会场及会议工作人员确因工作需要租用车辆的，各单位（部门）应当合理使用车型，严格控制随行车辆。租金定额标准为:大巴士(25座以上)每辆每天1500元，中巴士(25座及以下)每辆每天l000元，小轿车(5座及以下)每辆每天800元。
（五）会议期间工作人员食宿费用开支标准为每人每天450元。
（六）会议期间志愿人员确因工作需要不能按时用餐的，用餐或发放误餐补贴的定额标准为每人每天100元。志愿人员原则上不安排住宿。
（七）同声传译人员口译定额标准为:使用联合国官方语言的同声传译人员，每人每天5000元;使用联合国官方语言以外的其他语种同声传译人员，每人每天6000元。笔译费用定额标准为每千字200元。对于境外同声传译人员，我方只承担同声传译人员乘坐经济舱的国际旅费，据实结算。
（八）其他会务费用实行综合定额控制，会议正式代表人均支出标准为每天100元。支出范围包括:办公用品、消耗材料购置费用，会议文件印刷、会议代表及工作人员的制证费用等。其他会务费用各项目之间可以调剂使用，在综合定额控制内据实报销。
第二十一条 不得承担会议代表往返国际国内旅费(包括往返机场的交通费)及食宿等费用。如确有需要承担会议特邀代表的国际旅费或存在外交对等接待的情况，应事先在国际会议报批时单独列出，一并报学校审批后方可据实列支。
第二十二条 除劳务费及境外国际旅费外，不得承担同声传译人员的食宿、交通等费用。
第二十三条 利用财政拨款安排的国际会议，未经上级主管部门同意，一律不准购买设备，且除会议场地、会议必要设备(不含消耗材料支出)外，各单位不得擅自对外提供任何免费服务。
第二十四条 报销管理与监督。国际会议结束后，承办单位（部门）应编制会议经费决算表（附件3）并附原始票据，由经费承担单位（部门）审核签字后，按审批权限和财务相关规定办理财务报销手续。会议决算要做到真实准确、内容完整、说明清楚。会议经费如有结余，按照经费提供方结余资金管理的有关规定执行。
第三章其他规定
第二十五条 不得超标准、超范围、超预算开支上述各项费用，严格执行会议用房标准，不得安排高档套房；不得额外配发洗漱用品；会议用餐严格控制菜品种类、数量和份额，安排自助餐，严禁提供高档（含珍稀野生动物）菜肴，不上烟酒；会议会场一律不摆花草，不制作背景板，不提供水果。
第二十六条 不得用公款报销或者支付应由个人负担的费用。
第二十七条 不得以举办会议等名义变相列支、转移、隐匿、挪用、截留、侵占上述费用。
第二十八条 不得以会议名义组织会餐或安排宴请。严禁套取会议费设立“小金库”。
第二十九条 不得在会议费中列支公务接待费。不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与会议、无关的其他费用。
第三十条 不得组织参会人员旅游和与会议无关的参观。
第三十一条 不得组织娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放礼金、有价证券、支付凭证、纪念品和土特产品。
第四章监督检查
第三十二条 各单位（部门）应当将本规定中所列活动的项目、内容、人数、经费使用等情况，以适当方式进行公开。
第三十三条 严格执行审批、预算、报销程序。对未履行审批程序，超范围、超标准开支的费用不予报销。
第三十四条 纪检、监察、审计部门对上述各项经费的使用情况实行追踪问效机制并进行监督检查。
第三十五条 为提高资金使用效益，各主办（承办）单位（部门）应当按照上级主管部门和学校绩效管理要求进行绩效评价。
第三十六条 如违反本规定，有下列行为之一的，由纪检监察部门会同有关部门责令改正，财务处不得报销经费或追回违规资金，并按有关规定追究当事人员责任。
（一）未履行审批手续召开的会议；
（二）以虚报、冒领手段骗取会议费的；
（三）虚报会议人数、天数等报销会议费的；
（四）违规扩大会议费开支范围，擅自提高会议费开支标准；
（五）违规报销与会议无关费用的；
（六）其他违反本办法行为的。
第五章附则
第三十七条 校内各单位（部门）必须严格按照本规定执行，特殊情况专项报学校审批。
第三十八条 本办法从2017年1月1日起执行，由财务处负责解释。原《湖北工业大学会议、培训经费管理办法》（湖工大财[2016]2号）中涉及到会议经费管理办法的内容同时废止。
附件：1.湖北工业大学会议审批表
2.湖北工业大学国际会议费预算表
3.湖北工业大学国际会议费支出决算表
附件1
湖北工业大学会议审批表
申请单位（公章）： 年 月 日
|
会议名称
|
|
|
会议主要内容
|
|
|
会议地点
|
|
|
会议起止时间
|
|
|
参会人员范围
及人数
|
|
