湖北工业大学财务处报账指南
第一章 报账流程
一、报销流程：
合法合规票据——→按要求粘贴票据—→
→经办人、验收人或证明人签字—→按审批权限审批—→
↓ ↑
办 理 资 产 入 库 手 续
→财务审核—→电脑制单—→复核凭证—→经手人签字→
→到出纳处领款或退款
二、借款流程：
领取并填写借款单—→按审批权限审批—→
→到财务处借款→
→取得合法合规票据—→按报销流程报销及冲销借款
第二章 报账须知
一．取得合法的原始票据
1．原始票据是指：在经济业务发生时所取得或填制的载明业务的执行情况的书面证明，它是进行会计核算的原始资料和重要依据。它包括：印有“税务局监制”字样的税务发票，印有“财政厅监制”字样的行政事业性收据，没有以上两部门监制字样而由学校财务部门监制或同意的校内各单位、各部门自制的凭据等。
2．合法合规的原始票据是指：发生的经济业务合法、真实，出具的票据真实，填制的内容真实、准确和完整，大、小写金额相符，票据无涂改。
3．原始票据需具备的内容：提供票据的单位（即供货方）名称，接受单位的名称，票据出具日期，经济业务的具体内容（产品名称、数量、单价和金额），提供票据单位的财务公章或提供货物的个体经营者的签名或盖章。
二．部门经费的分类
部门经费一般分为事业经费、留成经费、专项经费等。
1．事业经费是指学校预算划拨的用于各部门事业发展的经费，其使用范围包括：办公费、邮电费、差旅费、车费（含过桥、过路、停车费）、会议费、资料费、复印费、办公设备维修、保养费、低耗、清洁用品等。不得开支奖金、劳务费及各种酬金。
2．留成经费是指各部门教学、科研等形成的各种收入按分成比例留给部门的经费，主要用于开支奖金、劳务费及各种酬金，以及不能在事业经费中报销的各种开支，如业务招待费超预算开支等。
3．专项经费是指有特定用途的经费，只用于某个指定专项的各种支出。
三．借款的手续办理
1．分清借款的种类：借款是一种用于业务活动的周转资金，分为科研借款、住院借款、实习借款、差旅费借款和专项借款等。
2．如何填写借款单：借款单一般有三联，第一联为存根联，报销时财务留存；第二联为借据联，款项借出时财务做账依据；第三联为回单联，借款人报销后回单。借款单必须复写，必须填写借款人的所属单位、借款人名字、借款日期、用途、资金渠道、借款金额，必须有单位负责人、审核人签字。借款时，如有经费使用报告需提供该报告。（若还款报销时还需用的报告，借款时，财务核查后退还给借款人，报销时，随同发票一起报销。）
3．借款单的签字：
（1）科研借款，5000元以内的由课题负责人审核签字；5000元（含5000元）以上，由科研处负责人或学院科研主管、课题负责人审核签字，超过10000元（含10000元）时，需财务处负责人审签。
（2）住院借款，2000元以内，由医院负责人签字，超过2000元（含2000元）—10000元以内，由财务处负责人审签，10000元（含10000元）以上由学校负责人签字。学生的各种借款，其审核人必须为各学院学工组负责人或专职辅导员，此审核人为该项借款的责任人。
（3）实习费借出时，由教务处负责人、学院（部）负责人签字，带队实习老师借款签名。借款时要注明实习地点、实习时间、实习人数、实习标准。
（4）专项借款由本部门负责人、相关部门负责人、财务处负责人、校领导签字，借款人签字借出。
四．借款报销的要求：
（1）借款报销时，应有借款时的审批签字人的签字。各项业务活动费用的报销，见后述各项具体的报销要求。
（2）借款必须遵循“前账不清，后不续借”的原则。借款人完成经济业务活动后，应按照湖工大财［2006］4号、湖工大财［2006］5号文件规定及时到财务处办理报销手续，对于长期拖欠借款的，财务处将扣其工资以偿还借款。
（3）教职工调离学校及学生毕业、退学离校，必须先清偿所有借款。财务处签章后方可离校，未清偿借款的不予离校。如有未清偿借款已离校的，其借款应由批准其离校的人员负责追回或承担。
五．差旅费、实习费的报销
1．差旅费的报销：
（1）填写长途（市内）差旅费报销单，报销人需签名，单位主管审批签字，并注明经费渠道。
（2）会议通知中注明统一住宿，住宿费超标一倍以上者，其超过部分原则上个人自理。特殊情况，财务处负责人审签后，据实报销，没有会议通知的超过部分不予报销。
（3）用餐超过补助标准的部分，行政办公差旅招待用餐不超过1000元（含1000元）的，需单位负责人、财务处负责人审签，超过1000元的，还需主管校长签字；教学业务差旅用餐超标部分由各学院、部经费负责人签字，在留存中列支。用餐金额超过补助额度的人员，不再享受出差期间的伙食补助。
（4）在事业经费中列支会议差旅的，需带会议通知，会议通知中注明食宿自理或会议主办单位出具无伙食补助的，给予伙食补助；无会议通知的，会务期间不给予伙食补助；考察学习、培训期间无伙食补助。
（5）车（机）票超标，即乘坐火车软卧和飞机的（使用横向科研课题经费的除外），需事先向主管院长报批（特殊情况除外），报销时，其费用开支需主管财务校长签字。
2．实习费的报销，需教务部门负责人、学院经费主管、教学主管、带队教师、实习学生签字，省外实习报销时需带上全部往返车票（学生、教师在实习报销单上签名前，借款教师一定要将标准、金额栏目上填上金额数）。其报销签名单可在财务处网站中下载。
3．粘贴单的粘贴要求：凡是差旅途中发生的一切费用如车船票、订票费、住宿费等发票均应粘贴在粘贴单上，粘贴时，应从粘贴单的右边依次向左贴起，贴在粘贴单上，呈鱼鳞状，不超过粘贴单的边沿。
六．医药费的报销
根据学校医疗管理办法报销医药费。报销住院费时需附上住院结算清单，住院费超过2000元以上的，按住院费借款时的要求办理签字审批。
七．科研项目经费的报销
纵、横向科研项目经费的审批签字同科研经费的借款手续。课题负责人经手的经费，需由科研处负责人或学院科研主管负责人签字。
上级拨款的纵向科研经费不得报销招待费，学校设立的科研项目经费不得报销招待费和劳务费。
个人科研劳务费，按《中华人民共和国个人所得税法》的规定要求，由财务处代扣代缴个人所得税。
八．资产的入库及报销
1．资料的入库：
（1）各学院、部所购买的图书、软件光盘、磁带等按原价（非折扣价）到各学院、部资料室入库。经费主管人、资料保管人、采购人均须在发票和入库单上签字。报销时将入库单中“图书馆留存”和“财务部门报销验收证明”存放财务处会计核算部门。
（2）单价在200元以下的实验室用低耗，到各学院、部实验室办理入库。经费主管人、低耗保管人、采购人均须在发票和入库单上签字。
2．固定资产（材料）的入库：
（1）200元（含200元）以上的物品，需到资产处办理入库。
（2）3000元（含3000元）以上的零星基建.房屋维修，直接到资产处办理入库，5000元（含5000元）以上的需先到审计处，经审计签字后，办理入库。
3．凡在设备维修费中列支的各项费用均需在资产处办理入库手续。
九．签字报销的其它要求
1．每一笔经济业务必须至少有三人，即：经费负责人、采购人、验收人等签字，其中，各单位主管财务的负责人审批签字时必须注明资金用途和出处，如有实报，要大写实报金额。
2．涉及同一内容的票据，如餐饮发票、市内车票等，可以汇总签字，签字时需注明票据张数、金额（大写）。
3．各学院（部）使用金额超10000元（含10000元）以上的，需经过学院（部）党政联席会议通过，报销时，由其党、政负责人签字。
4．委托签字：当签字的负责人因故一段时间不能签字时，需事先将委托书、被委托签字人的预留签字、委托时间等相关资料报送财务处。
5．购买办公用品、书刊、资料、教材等批量商品的，须附明细清单，验收人应是使用或保管人员。
6．遗失飞机票、车船票的，须由当事人提出书面报告说明情况（包括遗失原因及遗失票据内容），并有随同证明人签字，单位领导签批意见，报财务处领导签字，其报告可代作原始凭证报销；遗失其它从外单位取得的原始票据的，还应取得原出具单位原始票据存根的复印件并加盖该单位财务公章。
7．各部门经费的报销，报销人必须携带经费指标本。
8．各种签字应远离装订线。
十．报销款项的支付
1．转账支票支付的额度：不同单位之间的业务往来，金额超过1000元（含1000元）的，必须使用转账支票支付。转账支票收款单位名称必须与发票上单位财务印章名称相符
2．现金（含现金支票）支付的额度：零星发票总金额在3000元（含3000元）以内的，报销时直接支付现金，总金额超过3000元的，支付现金支票。
十一．服务时间安排
1．每周1—4全天、周5上午对外服务，每周5下午为全处政治和业务学习时间，不对外服务。
2．每月月末的1—2天，会计核算科进行月底结账、编制月度报表和整理内务，此间也不对外服务。
